档案管理办法

第一章 总 则

第一条  为加强山东工艺美术学院教育基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《山东工艺美术学院教育基金会章程》，结合基金会工作实际，特制定本办法。

第二条  基金会指定专人负责档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等档案管理工作。

第三条  基金会的文书档案按自然年度归档；项目档案在项目验收合格后作为当年档案归档；会计档案按会计年度终了后归档。

第二章 归档范围

　  第四条  登记材料。包括基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料等。

　　第五条  年度检查材料。包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料等。

第六条  会计材料。包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计账册、报表、审计报告等。

第七条  项目管理材料。包括捐赠单位及个人与基金会签订的捐赠合同、协议书、意向书等；捐赠项目申报审批材料、项目立项、项目结项及其他相关材料等。

第八条  基金会日常管理材料。

（一）基金会和学校制定的与基金会相关的规定、制度、办法等；

（二）基金会工作计划、总结、报告、请示、批复、简报通报等；

（三）基金会理事会会议材料；

（四）基金会工作人员的任免文件以及关于职工奖励、处分的文件材料；

（五）其他有保存价值的文件材料。

第三章 立卷要求

第九条  立卷原则：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十条  文书档案：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。以问题为主，兼顾其他特征进行组卷，每卷不超过200页(100张)；卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。

第十一条　项目档案：按照单一项目组卷造册。

第十二条　会计档案：会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度装订成册；财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十三条　案卷装订：装订应采用三孔一线装订，做到整齐、牢固、便于保管和利用。对有破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

第四章 档案保管和销毁

第十四条　档案保管须做到防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。

第十五条　因工作需要，借阅基金会档案需经基金会秘书长签批，到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

第十六条  借阅档案的人员对档案要妥善保管，不得泄密、遗失、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经基金会负责人批准。

第十七条  借阅档案必须严格履行登记手续，借用时间一般不得超过十天，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第十八条  档案材料销毁须经基金会会同山东工艺美术学院财务处、审计处、档案馆提出销毁意见，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》，交秘书长审核，经理事长批准后执行。

第五章 附则

第十九条　本办法由山东工艺美术学院教育基金会负责解释和修订。

第二十条  本办法自公布之日起施行。